広告会社である、株式会社 大広様に寄稿頂く連載、3回目です。テーマは、「メールやチャットの“イイ感じ” の使い方、あるの？」２部構成の、今回は前編になります。大広 ウェルビーイングデザインセンターのみなさまのお話を、お楽しみください。

それってウェルビーイング！？
最近よく「ウェルビーイング」って聞くけれど、それっていったい何なのだろう？
なんとなく、すごくちゃんとしている人とか、うまくいっている人にしか関係のない言葉かも…
ちょっとしたことですぐモヤモヤしてしまう自分の生活からはちょっと遠い気がするかも…
ということで、大広ウェルビーイングデザインセンターのメンバーが、自分たちの生活の中で感じているちょっとした疑問を手がかりに「ウェルビーイングって何だろう？」ということを、ああでもない、こうでもないと考えていきます。
忙しい毎日だけど、たまには立ち止まって、一緒に考えてみませんか。

もはやビジネスでeメールは不可欠ですよね。最近は、チャットアプリやオンラインミーティングアプリなど、ツールはどんどん増えています。
でも、いろいろあるツールって、「うまく使いこなせない……」「情報処理が追い付かない……」「もはやストレスの基だ……」、なんてことありませんか？
便利なように開発されたツールなのに、むしろ不便になっている。なんなら、不幸に感じてしまっているなんて、本末転倒です。
 
そこで、今回は「メールやチャットの“イイ感じ”の使い方」というテーマについて、考えていきます。“イイ感じ”は人それぞれ？それとも万人にあてはまる使い方のコツがある？
ウェルビーイングデザインセンターのメンバーが、ワイワイやりながら、ウェルビーイングなツールの使い方を探っていきます。

〈メンバー紹介〉
いっせい ：大広 ウェルビーイングデザインセンター発起人。
年のせいか話が長くなりがちなのが悩み。

たかちゃん：マーケティング部門に所属。3児のパパでクルマ好き。
このクルマに一生乗る！と言いつつ、すぐに乗り換えては怒られています。

りおさん ：プロデュース部門に所属するアラフォーサーファー。
１日１回海を見ないと体調が悪くなります。

●メールやチャット、みんなはどう使っているの？

いっせい：ビジネスで使うツールってメール以外にもいっぱいあるけれど、日々、対応に追われてません？よく考えたら公私ともに。ウェルビーイングな使い方ってどんなものですかね。

りおさん：そうですねえ～、使い方や考え方には、みんなそれぞれ独自のルールがありそうですよね。

いっせい：うんうん。みんなどんな使い方なのか、聞いてみましょうか。いっぱい通知がきてそうな、りおさんは、どんなルールなの？

りおさん：まず、使っているツールはいくつかあるんですけど、メールとTeams(チャットアプリ)の2つに集約するように心がけてますね。自分からの発信も、なるべくこの2つにする。

たかちゃん：ツールを絞るのって大切。あの会話、どこだっけとツールをまたいで探しまわること多いもんね。本当に時間をとられるし、結局、見つからないで諦めることもよくある（←問題発言ですが、もちろんフィクションです）

りおさん：やりとりが「埋もれない」って大事ですよね。チャットアプリだと会話が増えすぎるみたいなところがあるので。
でも、僕らの仕事って、何気ない無駄話から生まれることもめちゃくちゃあって、ものすごく大切なのは理解しているんですよ。

いっせい：りおさん、メールのフォルダをすごく分類してるよね。

りおさん：優先順位が低いものは自動的にフォルダに振り分けると、自然とトップに大事なメールばかりになりますね。自分宛のメールとかは上に来る。ある種、埋もれるのを避ける方法ですね。

いっせい：自分宛に来ているメッセージって意外と限られていることにも気づくよね。

●「整理」と「整頓」の違いとは

いっせい：うちの息子の国語の教科書に「整理と整頓は違う」という話があって。それによると「整理」は戻すべき場所をはじめに決めておくこと、「整頓」は実際に移すことなんだって。みんな整理といっているのは実は整頓で、戻し先も決めずに戻していると、見た目はすっきりするけれど何も解決していない、なんてことがよくある。
この話を聞いて「じゃあ、どうやって整理したらいいねん！」と思っていたけれど、りおさんの話を聞いて、僕はすごく前に進んだ！未読メール300件とあったら「もう、終わった……」ってなるけれど、本当に大事なものは20件とかなら、全然、大丈夫だもんね。

たかちゃん：結局、自分に大事な情報、優先度の高い情報を見逃したくないっていうことですね。そのために整理をうまくすると。でも、フォルダ分けは、それはそれで面倒そうよね。

りおさん：フォルダ分け、結構面倒くさいんですよ。とくに「整理」のルール決めが。

たかちゃん：分類を一切しないという逆パターンもありそう。全部一つに情報を放り込んでおいて、そこからすぐに簡単に探せるようにする、という方法。
星野リゾートの星野佳路社長の仕事術で、紙の資料もすべてデジカメで撮影して、そこから探すという方法を昔、テレビで見たことがあるんです。日付や内容など、あとで探し出せるようなネーミングルールをしっかりしておけば、データは全部ひとつの場所に放り込んでOKって。
でも、よく考えたらこのネーミングルール自体が、実は整理なんですね。

いっせい：面白いよね。一見まったく反対の行動だけれど、実は目指すところは同じ。

●コミュニケーションツールは、人間関係のためのもの？

いっせい：僕は、メールもメッセンジャーも、返事をするということはすべて人間関係だと思っていて。
メッセージがやってきて、「この人誰だっけ？」というのが困る。全部読んで、よくよく考えたらセールスだったとか(笑)　自分とこの人はどういう関係かということをいつも思ってるんですよ。

たかちゃん：そもそも、この人には返信しなけりゃいけない関係だっけ？スルーして大丈夫そう。うん、そうしようとかありますもんね（←問題発言ですが、もちろんフィクションです）

いっせい：なんか体調悪そうだったよなとか、反対に僕が体調悪いことわかってほしいなとか、お互いの状況を知っておきたいってあるじゃないですか。そういう狭い意味でのコミュニケーションのツールの一種としても使ってるんですよ。

りおさん：よく考えたらメールもメッセンジャーも、全部コミュニケーションツールですもんね。

●ちょっとした「反応」がとても大切

いっせい：イタリア旅行に行ったときのことなんですけど、レストランで待てど暮らせど注文を取りに来てくれない。ほんとはマナー違反だけれど、年配のボーイさんを「すいませーん！」と呼び止めたら、めっちゃキュートな笑顔でウインクされたんです。で、あっちに行っちゃった。
でもね、それだけでホッとしたんです。「少々お待ちください」って言われるよりも何倍もの安心感ですよ。同時に、自分がちょっと恥ずかしいなって思ったんですけど。

りおさん：すごくいい話ですね。

たかちゃん：このウインクって、メールとかメッセージアプリの「いいね」とかスタンプみたいなものですよね。ちょっとしたことなんだけれど、反応があるだけで安心しますもんね。

りおさん：ある程度、人間関係ができてくると、「了解しました」という返信をやめて、「いいね」だけにしたりしますよね。ルールとしてできてくる。いっせいさんの話をきいたら、人間関係ができてなくても伝わるんだから、もっとどんどん使っていいかもと思いました。

いっせい：僕、一言のスタンプ、欲しいです。「いいね」とかハートではなくて、「見てるで、後で返すわー」とか

２人：欲しい、欲しい！

りおさん：「いいね」って、意外と使えないこと多いですもんね。「子どもが熱を出したので早退します」に「いいね」を押しづらいでしょ？お子さんの状態は、いいねじゃないよねってなる。

たかちゃん：ハートマークもやっかいだよね。（※Teamsではハートマークは「ステキ」の意味）
Teamsを使い始めたときに、若い女性の同僚からハートマークが来て、ドキっとしたんですよ。

たかちゃん：男性上司からのハートマークへの違和感も、ようやくなくなってきたので、慣れなんでしょうけど。反応がうまく伝わる、って大事な要素なんでしょうね。

＊［後編］へ続きます！
話が盛り上がり脱線気味の3人ですが、はたして“イイ感じ“のツールの使い方を発見できるのでしょうか？